Suivi des chauffeurs en temps réel pour sociétés VTC et taxi

Savoir où en est chaque course, sans passer la journée au téléphone

Dans beaucoup de sociétés VTC, le suivi des chauffeurs repose encore sur les appels et les messages. « Tu es où ? », « Le client est monté ? », « Tu peux prendre l’aéroport de 18 h ? » : chaque question interrompt un chauffeur au volant et un gestionnaire qui devrait organiser la suite. Les informations se perdent entre plusieurs conversations, et personne n’a une vue d’ensemble fiable.

Le suivi des chauffeurs en temps réel de Driver Connect relie deux outils : le logiciel de gestion et de dispatch utilisé au bureau, et l’application chauffeur installée sur le téléphone de chaque conducteur. Ce que le chauffeur fait sur le terrain remonte dans le logiciel ; ce que le bureau décide arrive dans l’application.

Ce que vous voyez depuis le back-office

Ce que fait le chauffeur dans l’application

Le suivi en temps réel n’a de valeur que si l’application est simple à utiliser en conduisant une activité de transport. L’application chauffeur Driver Connect va à l’essentiel :

• Recevoir les missions envoyées par le dispatch et voir les informations utiles avant d’accepter.
• Accepter la course en un geste, ce qui la confirme immédiatement côté back-office.
• Consulter les détails : départ, arrivée, heure, véhicule, passagers, bagages et préférences du client.
• Suivre l’itinéraire sur l’écran carte, du point de prise en charge à la destination.
• Ouvrir le bon de mission PDF, avec les informations du transport.
• Mettre à jour le statut de la course à chaque étape, pour que le bureau sache où en est la mission.

Le cycle d’une course suivie en temps réel

Prenons une prise en charge à la gare pour un client professionnel. La réservation arrive par le site internet ou l’application client et entre dans le logiciel. Le gestionnaire l’attribue à un chauffeur ; celui-ci reçoit la mission et l’accepte. Pendant la prise en charge, le chauffeur fait avancer le statut dans l’application, et le bureau suit la course sur la carte sans téléphoner. Une fois la course terminée, elle est prête à être facturée dans le même outil.

Ce déroulé paraît simple. Sa force, c’est qu’il est le même pour toutes les courses et tous les chauffeurs : un nouveau conducteur sait quoi faire, un gestionnaire remplaçant retrouve l’état des courses de la journée, et les erreurs de prise en charge diminuent.

Suivi par téléphone ou suivi dans un logiciel : la différence

Ce que le suivi change pour vos clients

Un client ne voit pas votre back-office, mais il en ressent les effets. Quand le bureau sait à tout moment quel chauffeur prend quelle course et où en est la mission, il peut répondre sans hésiter à un client qui appelle, prévenir en cas d’imprévu et réorganiser une prise en charge avant qu’elle ne devienne un retard. Le chauffeur, lui, arrive avec les bonnes informations : nom du passager, nombre de bagages, préférences.

Les clients qui réservent dans votre application client reçoivent des notifications push, et les e-mails de confirmation rassurent les clients professionnels. Une organisation fiable se traduit par des clients qui reviennent, et qui recommandent votre service à leur entourage ou à leurs collègues.

Un logiciel de gestion des chauffeurs, pas seulement une carte

Le suivi en temps réel n’est qu’une partie de la gestion des chauffeurs. Le logiciel Driver Connect rassemble aussi l’affectation des courses, le contact avec chaque chauffeur, le véhicule utilisé et la part qui revient à chacun dans la gestion financière de la course. Vous dirigez l’activité depuis une seule interface, au lieu de croiser un agenda, un tableur et des conversations.

Quand toute l’équipe est occupée, le réseau de chauffeurs partenaires permet de confier une course à un chauffeur disponible plutôt que de la refuser. Le client reste le vôtre, et la course suit le même circuit de suivi.

Bien démarrer le suivi en temps réel avec votre équipe

• Expliquez l’intérêt aux chauffeurs : moins d’appels pendant la conduite, des missions claires et des documents toujours disponibles.
• Fixez une règle simple : chaque étape de la course se signale dans l’application, pas par message.
• Centralisez toutes les réservations dans le logiciel, y compris celles prises par téléphone, pour que la carte et la liste soient complètes.
• Regardez les statistiques chaque semaine pour repérer les créneaux chargés et adapter votre organisation.

Pour quelles entreprises ?

Le suivi des chauffeurs Driver Connect s’adresse aux sociétés VTC et taxi qui coordonnent plusieurs chauffeurs, aux centrales de réservation et aux chauffeurs indépendants qui travaillent avec des partenaires. Il fait partie de la suite complète à 150 € / mois, avec l’application chauffeur, le dispatch, la facturation et les statistiques. Vos courses suivies se transforment ensuite en factures dans le logiciel de facturation VTC, sans ressaisie.

Questions fréquentes